IFEAT

Uppdraget: en sömlös helhetsupplevelse med avslutningsbankett

Uppdraget var att skapa en helhetsupplevelse för en internationell konferens med höga krav på logistik, flexibilitet och kvalitet. En central del av leveransen var att planera och genomföra en storskalig avslutningsbankett, som speglade konferensens internationella prägel och samtidigt skapade goda förutsättningar för nätverkande, underhållning och firande. Med deltagare från hela världen behövde varje del av arrangemanget fungera sömlöst och hålla en jämn, hög nivå.

Inramning som satte tonen för kvällen

Konferensdeltagarna välkomnades till ett omvandlat Scandinavium för den stora avslutningsbanketten. Med en genomtänkt inramning både utanför och inne i arenan skapades en festlig atmosfär redan vid ankomst.

För att säkerställa ett smidigt mottagande möttes gästerna av en bemannad garderob i direkt anslutning till entrén. Därefter inleddes kvällen med en välkomstdrink som serverades i foajén, där deltagarna kunde mingla runt ståbord innan banketten tog vid.

Flexibla ytor för bankett och fest

Arenarummet möblerades enligt kundens önskemål med en kombination av runda bord och långbord, vilket skapade en social och dynamisk miljö för kvällens gäster.

På den uppbyggda scenen presenterades ett varierat program med tal, liveband, showinslag och DJ. När stämningen successivt övergick från en formell bankett till en mer avslappnad atmosfär fanns öppna barer och ett dansgolv som bidrog till en festlig avslutning på konferensen.

Nära samarbete mellan två kök

Kvällens matupplevelse var resultatet av ett nära och flexibelt samarbete mellan två kök. Got Events kök ansvarade för en välsmakande buffé för cirka 500 gäster, medan kundens egen kökspersonal tillagade ytterligare 500 portioner indisk buffé samt 200 portioner jain-mat. Genom ett välfungerande samarbete mellan köken säkerställdes både hög kvalitet och en effektiv servering.

Got Events roll i genomförandet

Got Event ansvarade för planering och genomförande av avslutningsbanketten i Scandinavium, inklusive:

• lokalanpassning och logistik
• mat och servering
• bemanning och värdskap
• koordinering med arrangör och externa leverantörer

I nära samverkan med kunden, eventbyrån Realise och den tekniska leverantören Creative Technology skapades en välkoordinerad helhet där teknik, innehåll, service samt mat och dryck samverkade sömlöst. Ett stort team av serveringspersonal, värdar och logistikfunktioner säkerställde ett professionellt genomförande med smidiga flöden och ett välkomnande värdskap under hela kvällen.

Om IFEAT

IFEAT (International Federation of Essential Oils and Aroma Trades) är en global branschorganisation som samlar företag och experter inom eteriska oljor, aromer och relaterade råvaror. Organisationen främjar kunskapsutbyte, affärsutveckling och internationellt samarbete, och deras konferenser är centrala mötesplatser för branschens ledande aktörer världen över.